Cometer errores en el mundo de los negocios es algo común, sobre todo si están empezando. A veces, se realiza una subcotización o se olvida que es necesario tener herramientas de software adecuadas para realizar el trabajo; en fin, existe una gran cantidad de formas en que las pymes pueden tropezar, aunque esto también se transforma en experiencia que más adelante se puede implementar.
Aunque si hablamos de gestión de procesos de financiación, incluso un pequeño error puede significar una gran pérdida. Por esa razón, es muy importante examinar y analizar dónde han fallado otras empresas y procurar no cometer los mismos errores. En el siguiente texto te hablaremos de algunos de los errores más comunes que cometen los propietarios de pymes.
Hoja de cálculo para las finanzas
Entre los errores más comunes que suelen cometer las pequeñas y medianas empresas es pensar que las hojas de Excel funcionan para todos los procesos financieros. De hecho, este recurso es muy importante para las empresas, sobre todo porque son sencillas de usar y bastante rentables. No obstante, no se encuentran preparadas para manejar datos financieros.
Al confiar este tipo de información a las hojas de cálculo, nos encontramos con un sinfín de errores manuales e inconsistencias; ello es entendible porque no están diseñadas para ese tipo de función. Por eso, es recomendable utilizar un software dedicado cuando sea necesario, sobre todo en el caso de gestionar tus finanzas.
No contar con procesos estandarizados
Algo que debes entender es que los procesos financieros son previsibles y pueden normalizarse fácilmente, un ejemplo de ello es el informe de gastos de viaje. Los empleados gastan en nombre de la empresa y luego presentan un informe pormenorizado a los directivos. Estos revisan los gastos, lo aprueban y dirigen el informe al personal de finanzas para su reembolso.
Es muy importante que este tipo de procesos se sistematicen, sobre todo porque de no hacerlo puede convertirse en algo caótico. Algo muy común es que los recibos se puedan en un mar de correos electrónicos y los reembolsos tarden semanas en llegar. Algo que no pasaría de contar con procesos estandarizados.
Software desconectado
Es probable que la información financiera se comparta entre los diferentes equipos de tu organización, de lo contrario podría darse el caso de tener datos poco fiables e ineficientes, sobre todo porque no se logra obtener una visión completa.
La realidad es que los equipos de finanzas y ventas suelen utilizar una gran cantidad de información común pero no suelen tener canales adecuados para compartirla. Al pasar esto, es muy difícil saber qué pasa en tiempo real. Lo anterior sucede, sobre todo, cuando no se cuenta con soluciones integradas pues estos ayudan a que se conozcan las modificaciones de los datos y todas las personas puedan estar al tanto de los mismos.
Tener una red de información, sobre todo cuando se trata de finanzas,es una de las partes más importantes y subvaloradas en el mundo de los negocios. Poco a poco se ha ido corrigiendo, pero si cuentas con una pyme lo más importante es que lo incluyas en tu plan de trabajo, te ahorrará mucho tiempo y dolores de cabeza.